Fatture elettroniche: conservazione obbligatoria entro il 31 gennaio 2026

Per le fatture elettroniche 2024 l’obbligo vale, per la prima volta, anche per tutti i forfettari: regole, rischi e sanzioni da conoscere.

La fatturazione digitale in Italia porta con sé scadenze cruciali che ogni titolare di partita IVA deve monitorare con attenzione. Per quanto riguarda i documenti emessi e ricevuti nel 2024, la data da segnare in rosso sul calendario è quella del 31 gennaio 2026. Entro questo termine, infatti, è obbligatorio completare il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge.

Questa scadenza non è casuale: essa si lega direttamente ai termini di presentazione della dichiarazione dei redditi. Secondo la normativa vigente e le precisazioni dell’Agenzia delle Entrate, la conservazione deve essere effettuata entro i tre mesi successivi alla scadenza per l’invio del modello Redditi.

Poiché il termine per la trasmissione del modello Redditi 2025 (relativo all’anno d’imposta 2024) è stato fissato al 31 ottobre scorso, il countdown per la conservazione termina proprio alla fine di gennaio 2026.

L’obbligo di conservazione per i forfettari
Cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?
Le sanzioni per la mancata osservazione della normativa
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L’obbligo di conservazione per i forfettari

La vera svolta di questo ciclo di conservazione riguarda i contribuenti in regime forfettario. Se in passato molti di essi godevano di deroghe, dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è diventato “erga omnes”, ovvero esteso a tutti i forfettari senza alcuna distinzione di ricavi o compensi.

Di conseguenza, il 31 gennaio 2026 segna il debutto ufficiale di molti forfettari nell’obbligo di conservazione digitale a norma per l’intero anno d’imposta precedente. Questo passaggio implica la necessità per tutti i piccoli professionisti e le micro-imprese di adottare strumenti idonei a garantire il rispetto delle regole dettate dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?

È fondamentale non confondere la conservazione sostitutiva con una semplice archiviazione o con il salvataggio dei file PDF su un computer. La conservazione a norma è un processo regolamentato dal Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, che mira a garantire che i documenti informatici mantengano nel tempo precise caratteristiche fiscali e legali.

In particolare, il processo deve assicurare l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità della fattura elettronica per un periodo di 10 anni. Affidarsi a un sistema di conservazione a norma significa avere la certezza di non perdere i documenti, di poter recuperare l’originale in qualsiasi momento e di garantirne la piena validità legale in caso di verifiche o contenziosi.

Vuoi saperne di più? Leggi anche: “Conservazione Sostitutiva di fatture elettroniche: cos’è e come funziona“

Le sanzioni per la mancata osservazione della normativa

Il mancato rispetto dei termini o delle modalità di conservazione non è un rischio da sottovalutare, poiché comporta conseguenze economiche rilevanti. Secondo il D.Lgs. n. 471/1997, l’omessa o errata conservazione dei documenti contabili e delle fatture può far scattare sanzioni amministrative che vanno da 1.000 euro a 8.000 euro.

Tuttavia, l’entità della sanzione può variare a seconda della gravità:

• Può essere ridotta fino a 500 euro se l’irregolarità è lieve e non ostacola l’attività di accertamento.
• Può raddoppiare (da 2.000 a 16.000 euro) qualora venga accertata un’evasione complessiva superiore ai 50.000 euro. Oltre alle multe, la mancata conservazione mette a rischio la validità stessa dei documenti di fronte al fisco.

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Il servizio non si limita alla creazione e all’invio dei documenti tramite il Sistema di Interscambio (SdI), ma include nativamente la conservazione sostitutiva a norma di legge. Questo significa che, utilizzando la piattaforma di Register.it, le tue fatture vengono automaticamente conservate digitalmente secondo le normative vigenti, garantendo la loro validità legale nel lungo periodo senza che tu debba preoccuparti di ulteriori passaggi tecnici.

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