Smart working da crisi a opportunità

Quali sono i vantaggi dello smart working? Quali le sue prospettive future oltre l’emergenza Coronavirus? Abbiamo intervistato Laura Bozzi, responsabile delle Risorse Umane di Register.it, per un parere su questa modalità lavorativa di cui abbiamo sentito molto parlare in questi ultimi due mesi.

Divenuto l’emblema del lockdown, risorsa insostituibile durante la fase 1 dell’emergenza Coronavirus, lo smart working può trasformarsi da obbligo legato alla crisi a opportunità di miglioramento abilitata dal digitale. Offre infatti grandi opportunità non solo di snellimento, agilità e produttività, ma anche di efficienza energetica, risparmio sui costi aziendali e flessibilità per i dipendenti.

Il cosiddetto “lavoro agile” è molto di più di una soluzione lavorativa da adottare nell’emergenza e Register.it ne aveva capito il valore e l’importanza anche prima dell’arrivo del Covid-19 adottandolo stabilmente già da un anno.

Al di là delle esigenze e dell’obbligatorietà del momento, alla base della “filosofia” dello smart working c’è l’idea di ottenere un migliore bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata e molti sono i vantaggi offerti dal lavoro agile in questo senso.

A tale proposito abbiamo intervistato Laura Bozzi, responsabile delle Risorse Umane di Register.it, per un racconto sullo smart working in Register.it e un parere sul futuro di questa modalità lavorativa in Italia oltre la pandemia.

“Com’è nata l’esperienza dello smart working in Register.it?”

Register.it è stato un “pioniere del lavoro agile” avendo adottato lo smart working già “in tempi non sospetti”. Il suo impiego c’è stato suggerito da consulenti del lavoro esterni già più di un anno fa: essendo la nostra un’azienda IT che utilizza prevalentemente il computer per la propria attività avevamo tutte le “carte” per adottare lo smart working in maniera ottimale.

Abbiamo organizzato un primo progetto pilota ad Aprile 2019 che è si è poi stabilizzato ufficialmente a Settembre 2019.

“Che tipo di caratteristiche ha lo smart working di Register.it?”

Fin dall’inizio abbiamo volutamente deciso di dargli un’impostazione molto generica e aperta, senza limitazioni o differenze di staff per due ragioni principali:

1. Il tipo di attività dell’azienda si presta al lavoro da remoto.
2. Abbiamo voluto responsabilizzare il management e lasciarlo libero di gestire le dinamiche di smart working all’interno dei singoli staff senza vincoli “imposti dall’alto”, a patto che il lavoro da casa garantisse la stessa efficacia di quello svolto in ufficio.

I cardini dello smart working di Register.it possono essere riassunti e schematizzati in quattro concetti cardine:

• Responsabilizzazione
• Libertà operativa
• Massima flessibilità
• Efficienza ed efficacia

“Come hanno risposto i dipendenti alla possibilità di lavorare da remoto?”

Prima dell’emergenza Coronavirus lo smart working in Register.it era un’opzione volontaria che il lavoratore era libero di scegliere. La stragrande maggioranza (intorno all’80/90%) lo ha richiesto, sia stabilmente che occasionalmente, anche perché il nostro smart working non ha vincoli e può essere usato anche solo al bisogno. C’è pure chi, per sue esigenze personali, non ne ha usufruito mai. Io per esempio rientro in questo secondo gruppo perché abito molto vicino all’ufficio e non ho necessità particolari legate alla gestione familiare.

“Cos’è cambiato in questo periodo emergenziale rispetto a prima?”

Molto semplicemente si è passati dalla libera scelta all’obbligo legato alle Normative del Governo nella lotta alla diffusione del virus. L’emergenza non ci ha trovati impreparati: I dipendenti hanno semplicemente spento il computer in ufficio per accenderlo a casa e siamo riusciti a garantire la continuità di servizio senza alcun tipo di frattura operativa. Chi ha voluto recuperare dall’ufficio schermi, sedie ergonomiche o tutti gli strumenti aziendali in dotazione ha avuto la possibilità di rientrare in azienda, nel rispetto delle regole per limitare la diffusione del virus, per poterne usufruire anche a casa.

I dipendenti hanno espresso la loro soddisfazione per la piena continuità del lavoro, trovandosi avvantaggiati rispetto ad altre situazioni in cui lo smart working risultava una totale novità, e ovviamente rispetto a situazioni in cui non è possibile svolgere le proprie mansioni in un ambiente diverso da quello lavorativo.

“Oltre ai vantaggi dello smart working in tempo di crisi, quali sono i benefici dopo l’emergenza Coronavirus?”

Per l’azienda i vantaggi dello smart working possono ricondursi a tre linee principali:

• Creazione di un nuovo rapporto fra impresa e dipendente basato sulla fiducia.
• Un’organizzazione del lavoro più efficace e condivisa.
• Creazione di un clima lavorativo in cui la maggiore flessibilità di orario e l’ottimale bilanciamento vita-lavoro può produrre una maggiore efficienza operativa.

Per il lavoratore invece il ricorso allo smart working presenta benefici indubbi:

• Maggiore responsabilizzazione nello svolgimento delle proprie mansioni.
• Possibilità di organizzare in autonomia il proprio lavoro e svolgerlo ovunque, non necessariamente solo da casa.
• Possibilità di occuparsi di piccoli impegni familiari senza interferire con la continuità lavorativa.
• Risparmio di tempo azzerando i tempi dovuti agli spostamenti.
• Tendenza a lavorare di più e più concentrati, essendoci meno occasioni di distrazione.
• Flessibilità dell’orario.

“Vedi anche qualche aspetto negativo nell’adozione dello smart working?”

• Lavorare da casa può portare ad avere una postazione lavorativa non ottimale. In ufficio abbiamo sedie ergonomiche, schermi ampi, luci adatte ai computer, a casa ognuno decide liberamente di lavorare dove vuole, ma a volte gli ambienti sono poco idonei.
• Possono verificarsi rallentamenti in qualche attività che richiede un confronto con i colleghi o comunque in caso di dubbio: è allora che avere il collega fisicamente accanto aiuta, ma è un impedimento facilmente risolvibile anche da casa tramite chat, video chiamate, ecc
• Si perde un po’ l’importanza del contatto fisico, sia in termini di affiatamento di gruppo sia in termini di mancanza di linguaggio corporeo per capire meglio l’interlocutore.
• Possono insorgere problemi di connessione.
• Si ha una perdita dei momenti di socializzazione, utili sia in termini produttivi che in termini di team building, o di semplice convivialità (pausa-caffè, pausa-pranzo…)

Tutto questo può comunque risolversi quasi interamente con una calibrata alternanza smart working/presenza in ufficio.

“Che consigli ti senti di dare adesso a chi ha dovuto attivare lo smart working per esigenze emergenziali ma non lo aveva mai fatto?”

Io consiglio di cogliere l’opportunità dello smart working e di mantenerlo anche ora che stiamo andando verso un ritorno alla normalità. Lo smart working può essere una nuova normalità!

Oltre la crisi suggerirei a tutti di testarlo avviando un progetto pilota non vincolante. Il mio consiglio è quello di concedere la possibilità dello smart working per un periodo di tempo limitato, registrare i risultati ottenuti, sia in termini di risultati aziendali che in termini di mood dei dipendenti, e poi decidere se attuarlo o no in modo definitivo, bilanciando le motivazioni del personale con l’efficienza operativa da casa.

“Qual è per te il bilanciamento ottimale fra smart working e vita di ufficio?”

Sarebbe utile mantenere un’alternanza all’interno della settimana lavorativa, magari con in 50/50 di smart working e vita di ufficio o un 40/60 in favore dello smart working. Se lo si struttura liberamente e lo si alterna in modo equilibrato il sistema funzionerà sicuramente!

“Come vedi il futuro dello smart working in Italia?”

Sono fiduciosa: il Coronavirus ha costretto molte aziende ad avvicinarsi a questa modalità lavorativa, ma credo che in molti casi continueranno a ricorrere allo smart working anche quando l’emergenza sarà finita, sia per gli indubbi vantaggi reciproci, sia perché il suo impiego consente di presentarsi e promuoversi come un’impresa moderna e all’avanguardia.

Pertanto, consiglio a tutti di cogliere questa opportunità e di usarla come incentivo alla regolarizzazione dello smart working.