Whistleblowing. Cos’è e come adeguarsi alla nuova normativa

È scattato l’obbligo del Whistleblowing. Ecco quello che bisogna sapere per adeguarsi alle nuove norme e quali sanzioni si rischiano in caso di inottemperanza.

Importanti novità per la compliance aziendale: Dal 17 dicembre 2023, la Direttiva UE sul Whistleblowing impone alle organizzazioni con sede o filiali nell’UE con più di 50 dipendenti di predisporre un canale interno per la segnalazione di condotte illecite.

Vediamo insieme tutti i dettagli della novità e cosa bisogna fare per adeguarsi senza rischiare sanzioni.

Cos’è il Whistleblowing?
Cosa dice la nuova normativa sul Whistleblowing?
Chi deve conformarsi alla Direttiva sul Whistleblowing?
Cosa fare per adeguarsi alla nuova normativa sul Whistleblowing?
Whistleblowing Management Tool, il modo più semplice per adeguarti al Whistleblowing
Quali sanzioni rischia chi non si adegua alle nuove regole del Whistleblowing?

Cos’è il Whistleblowing?

Il Whistleblowing è un meccanismo attraverso il quale dipendenti o le terze parti di un’azienda (come clienti e fornitori) possono segnalare, in modo sicuro e confidenziale, informazioni su attività illecite o comportamenti non etici all’interno di un’organizzazione.

Il termine “whistleblowing” deriva dall’inglese “whistleblower” (soffiatore di fischietto) ed è utilizzato come metafora per rappresentare il ruolo di chi richiama l’attenzione su attività scorrette, come un arbitro o un poliziotto, con l’obiettivo di farle cessare.

Cosa dice la nuova normativa sul Whistleblowing?

La Direttiva UE sul Whistleblowing a protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione all’interno di un’organizzazione pubblica o privata, incoraggia e sostiene coloro che desiderano segnalare fatti illeciti e far emergere la verità, proteggendo la loro identità e prevenendo possibili ritorsioni.

L’obiettivo primario della Direttiva, entrata in vigore il 16 dicembre 2019, è l’armonizzazione tra tutti gli Stati membri dell’Unione Europea delle norme minime poste a garanzia dei “segnalatori” tra cui rientrano l’obbligo di creazione, per i soggetti interessati dalla normativa, di canali di segnalazione sicuri che consentano di effettuare le segnalazioni mantenendo la massima riservatezza.

Il 17 dicembre 2023, è entrata in vigore la nuova disciplina in materia di Whistleblowing che:

• amplia il raggio di applicazione delle forme di tutela coinvolgendo tutti gli enti privati che, nell’ultimo anno, abbiano impiegato più di 50 lavoratori e i soggetti che, indipendentemente dal numero di dipendenti impiegati, abbiano adottato i modelli di organizzazione e gestione previsti dalla legge n. 231​;
• estende l’ambito delle segnalazioni a tutte le condotte illecite aventi natura amministrativa, contabile, civile o penale, lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato​.

Chi deve conformarsi alla Direttiva sul Whistleblowing?

La Direttiva UE sul Whistleblowing, pensata per garantire protezione a coloro che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea, si applica a varie entità, tra cui imprese del settore privato, autorità pubbliche e organizzazioni senza scopo di lucro.

In particolare, dal 17 dicembre 2023, devono adeguarsi alle nuove norme:

• Gli enti pubblici e privati con 50 o più dipendenti
• Tutte le amministrazioni statali, regionali e comunali con oltre 10.000 abitanti

Cosa fare per adeguarsi alla nuova normativa sul Whistleblowing?

Per conformarsi alla Direttiva UE sul Whistleblowing, le aziende devono soddisfare determinati obblighi:

• Predisporre meccanismi di segnalazione interna creando dei canali di comunicazione per consentire ai propri dipendenti di segnalare eventuali illeciti. Questi canali di segnalazione devono garantire la riservatezza del segnalatore, il trattamento sicuro dei dati e la corretta gestione dei casi.
• Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti alla direttiva tramite programmi di formazione sulle procedure di segnalazione, sull’impegno dell’azienda contro le ritorsioni e sui diritti degli informatori.
• Protezione degli informatori,dei loro dati personali in rispetto di quando previsto delle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR. Occorre anche garantire l’anonimato degli informatori.
• Prevenire le ritorsioni contro gli informatori tramite misure proattive come la messa in atto di politiche anti-ritorsioni, lo svolgimento di indagini interne corrette e il sostegno agli informatori che rischiano ritorsioni.

L’azienda deve quindi adottare misure proattive, rivedere le politiche esistenti, implementare solidi meccanismi interni di segnalazione, istruire i dipendenti sui loro diritti e opzioni e stabilire efficaci misure anti-ritorsioni.

Whistleblowing Management Tool, il modo più semplice per adeguarti al Whistleblowing

Il Whistleblowing Management Tool, incluso nel piano Ultimate delle nostre soluzioni di conformità online by iubenda, ti aiuta ad adeguarti alla Direttiva UE sul Whistleblowing predisponendo un canale sicuro e riservato per l’invio e la gestione delle segnalazioni degli informatori.

Tramite il Whistleblowing Management Tool puoi creare un modulo per raccogliere segnalazioni in forma riservata, da inserire dove vuoi all’interno del tuo sito web. Lo strumento ti consente di gestire l’itero processo da un’unica dashboard, dall’arrivo della segnalazione alla risoluzione del caso, garantendo la protezione dei dati e riservatezza degli informatori.

I vantaggi del Whistleblowing Management Tool

• Attivazione semplice e veloce. Si attiva in pochi click e puoi creare il modulo di segnalazione senza bisogno di altro.
• Dashboard completa: Lo strumento ti consente di gestire tutte le segnalazioni arrivate da un’unica dashboard.
• Integrazione perfetta: Il tool ti consente di integrare i moduli di segnalazione su diverse piattaforme senza problemi di compatibilità.
• Protezione dei dati: Il tool è costruito tenendo presente i principi GDPR, garantendo la protezione dei dati e la riservatezza degli informatori che hanno la possibilità di rimanere anonimi.

Il Whistleblowing Management Tool è incluso nel piano Ultimate delle nostre soluzioni di conformità online.

Quali sanzioni rischia chi non si adegua alle nuove regole del Whistleblowing?

In caso di mancato adeguamento o violazione della disciplina, le aziende possono incorrere in sanzioni pecuniarie, danni alla reputazione e conseguenze legali. 

In particolare, sono previste le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:​

• Da 10.000 a 50.000 euro qualora l’Autorità accerti la mancata implementazione dei canali di segnalazione, la mancata adozione di procedure adeguate alla gestione delle segnalazioni o l’adozione procedure non conformi a quelle previste dalla legge.
  
• Da 10.000 a 50.000 euro per i soggetti interessati dalla normativa che non abbiano effettuato le attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.​
  
• Da 5.000 a 30.000 euro nel caso in cui sia dimostrato che il soggetto segnalato abbia ostacolato, o abbia tentato di ostacolare, la procedura di segnalazione, o in caso di violazione dell’obbligo di riservatezza.

Non rischiare sanzioni, mettiti subito in regola con l’obbligo del Whistleblowing con il Whistleblowing Management Tool incluso nel piano Ultimate delle nostre soluzioni di conformità online.