Fatturazione elettronica, gli errori più comuni.

Il primo mese di fatturazione elettronica tra privati è passato. Fra dubbi ed incertezze questo primo mese “introduttivo” ha messo in luce alcuni sbagli ricorrenti commessi dagli utenti nella gestione delle proprie fatture elettroniche.

Vediamo alcuni utili suggerimenti per risolvere gli errori più comuni ed iniziare a godere dei vantaggi che la fatturazione elettronica può portare nel nostro lavoro quotidiano.

Come accedere all’area “Fatture e corrispettivi” quando risulta impossibile.

Capita molto spesso che, provando a accedere all’area “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate ci si imbatta in messaggi di errore che ci avvisano che il sito non è al momento disponibile.

Nella maggioranza dei casi per risolvere la situazione è sufficiente rifare l’accesso tornando alla pagina precedente.

L’area “Fatture e corrispettivi” verrà sicuramente implementata e potenziata per consentire agli utenti di usufruire di un servizio privo di problematiche ricorrenti. In attesa degli aggiornamenti occorre portare un po’ di pazienza, aspettare e riprovare.

Ricevere le fatture elettroniche via PEC, quando è consigliabile e quando no.

Come abbiamo già visto in questo articolo è possibile usare la PEC per ricevere fatture elettroniche.

Se da un lato la procedura di ricezione via PEC è la più economica e la più semplice da comprendere, da un altro non è sempre la scelta migliore. Può essere una valida alternativa solo nel caso in cui abbiamo un bassissimo numero di fatture da trattare perché non è così immediata come sembra.

La fattura arriva in un messaggio di Posta Elettronica Certificata inviato dall’Agenzia delle Entrate e contiene 2 diversi allegati: un file XML e un P7M che costituisce la fattura elettronica firmata.

Per recuperare la fattura elettronica il file P7M deve essere decriptato con un programma apposito. La fattura così recuperata va poi archiviata in un sistema di conservazione a norma.

Ricevere le fatture elettroniche via PEC ha quindi un notevole impatto in termini di rischio di errori: Dove salvo la fattura? Come la apro? Come la mando al commercialista? Come la conservo?

La scelta più semplice per gestire le proprie fatture elettroniche è quella di affidarsi a soluzioni complete che includono tutto quello che serve per mettersi in regola con la nuova normativa.

La Fatturazione Elettronica di Register.it, ad esempio, è semplice da usare e consente di gestire e monitorare tutti gli step in un unico ambiente: dalla creazione di fatture elettroniche, alla ricezione tramite codice destinatario, fino alla conservazione sostitutiva a norma di legge.

Il servizio è gratis per 6 mesi, senza alcun software di installazione e consente anche di importare e conservare nel sistema tutte le fatture già emesse.

Come controllare l’avvenuta ricezione delle fatture elettroniche

È molto importante verificare l’avvenuta ricezione delle fatture elettroniche.

Se ho ricevuto la fattura sul mio sistema, la data di ricezione è disponibile nel file “metadati di trasmissione”, un piccolo file XML che viene consegnato assieme alla fattura elettronica vera e propria.

Invece, per verificare la data di trasmissione della fattura nell’area “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate occorre cliccare su “Consultazione – Fatture elettroniche e altri dati IVA – fatture ricevute”.
È possibile anche monitorare lo stato della fattura in tempo reale accedendo a “Consultazione – Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi – fatture ricevute”.

Molto importante è il caso in cui non si riceva correttamente la fattura elettronica, magari per un errore di compilazione dell’indirizzo di destinazione scelto.

In questo caso la fattura è in stato “non consegnata” e sarà visibile cliccando su “Consultazione – le tue FE passive messe a disposizione”. Da questa sezione sarà possibile visualizzare e scaricare la fattura per farla passare da “non consegnata” a “ricevuta”.

Non registrare le copie di cortesia delle fatture senza controllarne l’effettivo ricevimento in formato elettronico.

Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica fra privati la possibilità di detrazione dell’IVA è legata alla ricezione in formato elettronico della fattura. In altre parole, le fatture sono valide ai fini fiscali solo quando sono state inoltrate al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Chi fattura può rilasciare al cliente finale una “copia di cortesia” della fattura elettronica emessa. Questa copia però non ha valore ai fini fiscali. Si consiglia quindi di controllare l’effettivo ricevimento della fattura in formato elettronico prima di registrarla in contabilità.

Non attendere fine 2020 per attivare la conservazione delle fatture ricevute nel 2019

Secondo la nuova normativa è necessario mandare in conservazione i documenti del 2019 entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al medesimo anno. C’è tempo quindi fino al 31 dicembre 2020 per attivare la conservazione delle fatture ma non conviene aspettare.

Il consiglio è quello di dotarsi di strumenti che consentono la conservazione automatica per non doversi ritrovare a mandare manualmente in conservazione tutte le fatture, documento per documento.