Conservazione Sostitutiva di fatture elettroniche: cos’è e come funziona

Con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione si sente sempre più parlare di Conservazione Sostitutiva… ma cos’è la Conservazione Sostitutiva? È obbligatoria? Come funziona per le fatture elettroniche?

Cos’è la Conservazione Sostitutiva? Cosa significa?

A volte sintetizzata con “conservazione a norma”, la Conservazione Sostitutiva è una procedura informatica in grado di garantire validità legale nel tempo a documenti informatici, equiparandoli legalmente ai documenti cartacei originali.

Grazie alla marca temporale e alla firma digitale, che rendono immodificabile il contenuto del documento, la Conservazione Sostitutiva protegge e custodisce nel tempo i dati permettendo la totale dematerializzazione dei documenti.

La Conservazione Sostitutiva ha quindi lo scopo fondamentale di garantire al documento:

• Autenticità​
• Integrità​
• Affidabilità​
• Leggibilità​
• Reperibilità​

I contribuenti tenuti a conservare elettronicamente documenti e fatture dovranno dotarsi di sistemi di conservazione tali da garantire alla documentazione queste cinque caratteristiche.

L’obbligo di conservazione sostitutiva: la normativa

La normativa sulla conservazione sostitutiva dei documenti è frammentata nel tempo.

Il Codice Civile specifica che le scritture contabili e i documenti devono essere conservati per dieci anni.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale del 2013 stabilisce invece che i documenti informatici per cui è prevista la conservazione sono conservati con modalità digitali nel rispetto delle regole tecniche.

È poi con il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 che si inizia ad entrare in merito alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Tema ripreso dalla nota Legge di Bilancio 2018 che ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica fra privati e dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 che ne definisce le linee guida di attuazione.

La conservazione sostitutiva è quindi ben definita dal Legislatore, è un obbligo previsto dalla legge e richiede il rispetto di regole e procedure tecniche precise.

Come funziona la Conservazione Sostitutiva?

In altri termini “come archiviare le fatture elettroniche?”. La Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche ricevute ed emesse è un processo articolato che va ben oltre l’archiviazione in formato digitale di un documento. Prevede regole specifiche fissate dalla legge e richiede di seguire alcune procedure formali che possono essere riassunte i 4 punti fondamentali:

• L’Emissione della fattura in formato Xml

Come abbiamo visto le fatture elettroniche devono essere create in formato XML e trasmesse al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate mediante l’utilizzo di software e strumenti di gestione specifici, come ad esempio il servizio di Fatturazione Elettronica proposto da Register.it

• L’indicizzazione

Ad ogni fattura elettronica viene associato un insieme di dati come il numero e la data della fattura, la partita IVA del cliente ecc per “indicizzare” il documento e renderlo facilmente disponibile nelle successive ricerche in archivio.

• Il lotto di conservazione

Ogni singola fattura viene poi inserita in un “lotto di conservazione” che raggruppa fatture emesse in un determinato periodo di tempo, garantendo l’ordine cronologico.

• La marca temporale e la firma digitale

Ai lotti di conservazione viene poi apposta la marca temporale e la firma digitale per “bloccare” le fatture nella forma e nel tempo rendendone immodificabile il contenuto.

I vantaggi della conservazione sostitutiva

I vantaggi della conservazione sostitutiva rientrano nei vantaggi generali della fatturazione elettronica che avevamo anticipato in precedenza.

I vantaggi più evidenti sono fortemente pratici: La fatturazione elettronica permette di inviare e ricevere fatture senza dover stampare sulla carta e quindi azzera completamente qualsiasi costo di stampa, spedizione, archiviazione e conservazione di fatture cartacee e consente un notevole risparmio di tempo nella ricerca e nella consultazione dei documenti.

Con la conservazione sostitutiva infatti tutte le informazioni sono gestite attraverso procedure e protocolli informatici che garantiscono l’integrità dei documenti rendendoli condivisibili, certi, sicuri, identificabili e facilmente recuperabili.

La maggior parte dei vantaggi del processo di dematerializzazione dei documenti, quindi, non deriva da minori costi ma dalla completa integrazione dei processi tra e parti che portano ad una riduzione di errori manuali (errori di registrazione, smarrimenti di documenti ecc) ad una riduzione di frodi fiscali e ad un generale incremento della competitività del sistema paese.

Come fare la conservazione sostitutiva di fatture elettroniche

Come abbiamo visto, la conservazione sostitutiva a norma delle fatture elettroniche è un obbligo previsto dalla legge e come tale assume la stessa importanza della creazione della fattura in formato XML e dell’invio al Sistema di Interscambio.

Il modo più semplice per mettersi in regola con l’intera normativa è quello di avvalersi degli strumenti sviluppati da intermediari accreditati.

Il servizio di Fatturazione Elettronica di Register.it ad esempio, è completo, semplice da usare e permette una gestione semplificata e centralizzata di tutti gli step, dalla creazione della fattura alla conservazione sostitutiva a norma di legge per 10 anni.

Affidandosi alla Fatturazione Elettronica di Register.it quindi il complesso processo di conservazione delle fatture a norma di legge verrà eseguito in automatico, senza bisogno di particolari competenze.

Il servizio prevede infatti che l’utente possa accedere via web ai documenti conservati e visualizzarli mediante semplici ricerche che rendono ogni documento facilmente reperibile in ogni momento.

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